Handbuch erstellen programm


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Handbuch erstellen programm

Leider haben nur wenige Projekte ein Augenmerk auf die Dokumentation, die sie bereitstellen. Sondern betrachten diese Aufgabe als lästiges Übel. Bei den Anwendungen, welche die Geschäftsprozesse unterstützen, werden meist nur Teile der erworbenen oder gemieteten Software genutzt. Welche Prozesse, wann und in welcher Art und Weise abgebildet werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen, von Bereich zu Bereich unterschiedlich.

Was anfänglich noch logisch und strukturiert abgebildet wird, verliert mit zunehmender Komplexität und Anzahl an Prozess-Varianten an Logik. Da muss plötzlich hier eine Option aktiviert werden, die gar nicht zum Prozess passt; da tauchen inhaltlich gleiche Felder mit unterschiedlicher Benennung auf oder Feldnamen werden so benannt, dass der Anwender zweimal um die Ecke denken muss. Da dies bei so ziemlich jeder Software-Einführung passiert, braucht es eine Lösung, die dem Anwender im Alltag hilft, sich zurecht zu finden.

Wir sollten uns nicht alleine auf dessen Intuition verlassen, denn die würde viel zu oft die falsche Antwort liefern. Deshalb braucht es prozess-orientierte Bedienungsanleitungen, die Schritt für Schritt beschreiben, was zu tun ist. Hier finden Sie sechs Tipps, die Sie beim Erstellen von anwendergerechter Dokumentation beherzigen sollten:.

Sprechen Sie die Sprache der Anwender Raster, Grids, Multi-Value usw. Der Anwender denkt und spricht von Fenstern, Feldern, Zeilen und Auswahllisten. Sollten Sie diese IT-lastigen Begriffe dennoch verwenden wollen, sollten Sie gute und nachvollziehbare Gründe für diese Entscheidung haben. Dann sollten Sie diese Begriffe konsistent und konsequent benutzen. Ohne Ausnahme. Wir schreiben für unsere Anwender, nicht für uns selbst. Also müssen wir deren Sprache nutzen.

Um die richtigen Begriffe finden zu wollen, hören Sie den Anwendern zu. Welche Anwendungen werden sonst noch benutzt und welche Begriffe werden dort bereits verwendet? Sie müssen das Rad nicht von vorne erfinden sondern, nutzen, wenn immer möglich schon etwas Vorhandenes.

Stellen Sie ihrer Dokumentation ein Kapitel zur Begriffsklärung voran, um diese zu erläutern. Schaffen Sie Vertrauen Stellen Sie sich vor, Sie haben sich einen neuen Fernseher gekauft. Ein tolles Gerät mit vielen Funktionen, auf die Sie ganz neugierig sind. Dem Gerät liegt eine mehrsprachige Bedienungsanleitung anbei. Sie finden die von Ihnen bevorzugte Sprache und folgen der Bedienungsanleitung gewissenhaft.

Leider, ohne ans gewünschte Ziel zu kommen. Das Gerät funktioniert nicht so, wie es beschrieben ist. Sie vergeuden wertvolle Zeit, werden wütend, verlieren die Lust und fragen sich, ob das Gerät genauso schlecht ist, wie die Bedienungsanleitung dazu. Haben Sie jedoch eine Anleitung, die jeden Schritt nachvollziehbar beschreibt und die Anwendung funktioniert in der angegebenen Art und Weise, dann schafft das Vertrauen und erspart Ihnen Ärger, Fragen und fehlerhafte Daten.

Geben Sie sich ruhig ein bisschen Mühe, die Dokumentation ansprechend zu gestalten. Das erhöht die Chance, dass die Anwender diese tatsächlich in die Hand nehmen. Dann ist die Dokumentation ein Verkaufsprospekt für Ihre Lösung. Nutzen Sie die Dokumentation während des Trainings Das Erstellen einer guten Anwender-Dokumentation bedeutet Aufwand. Nutzen Sie diese Dokumentation deshalb so oft es geht. Zusätzliche Schulungsunterlagen, die nur in den Trainings verwendet werden, ergeben keinen Sinn. Lassen Sie die Anwender bereits in den Trainings die Dokumentation nutzen.

Verweisen Sie immer wieder darauf. Eine logische Reihenfolge der Inhalte kann die Reihenfolge sein, in der die Inhalte vermittelt werden. Nutzen Sie die Dokumentation, damit sich die Teilnehmer während der Trainings Inhalte selbst erarbeiten. Das schafft Vertrauen in die Dokumentation aber auch in das Ego des Teilnehmers: "Ist doch gar nicht so schwer. Steht ja alles hier drin. Präzision, Wahrheit und Klarheit Manchmal ist es nicht so optimal, wie die Software im Alltag reagiert oder womit sie gefüttert werden will.

Manche Arbeitsschritte oder Funktionen sind, gerade anfänglich, vielleicht sehr langsam. Geben Sie den Anwendern dazu klare und präzise Anleitungen. Sie sollen ganz genau wissen, welche Option sie wann auswählen müssen. Sie wollen nicht interpretieren. Könnte, sollte, würde, eventuell, wahrscheinlich - können Sie aus dem Wortschatz streichen. Präzision ist gefragt, Struktur und die ganze Wahrheit, auch wenn sie sich nicht schön anhört. Wir schreiben nicht den Roman Vom Winde verweht sondern eine Bedienungsanleitung, die keinen Spielraum für Interpretation lässt.

Und, wenn es tatsächlich so ist, dann schreiben wir auch fünf Mal hintereinander: Klicken Sie. Fasse Dich kurz Jedes Wort, das wir schreiben, muss vom Anwender gelesen werden. Es verlängert auch das Korrekturlesen und das Überarbeiten. Prüfen Sie jede Silbe und Wort darauf, ob es notwendig ist und eine zusätzliche Information enthält. Wenn nicht: weg damit. Schreiben Sie kurze Sätze. Denken Sie daran, dass auch für den Anwender der Nutzen überwiegen muss.

Mach den Dummy-Test Machen Sie den Dummy-Test: Eine Dokumentation ist gut, wenn ein beliebiger Anwender ohne Vorkenntnisse und Training, anhand der dokumentierten Anleitung die Software bedienen und die Prozesse umsetzen kann. Wenn Ihre Dokumentation das schafft, dann ist sie wirklich gut. Mit einer solchen Dokumentation lässt sich die Trainingsdauer verkürzen, es gibt weniger Anfragen beim Support und auch die Prozess- und Datenqualität wird sie positiv überraschen.

Übrigens, wenn wir von Dokumentation sprechen, dann kann diese auch Online, zumBeispiel wiki-basiert, in Ihrem Intranet bereitgestellt werden. Nutzen Sie das Format, das ihre Anwender bevorzugen. Lesen Sie auch : Microsoft - Alles, was Sie zur neuen Abo-Suite wissen sollten. Zur Startseite.

Während meiner Ausbildung in einem Industriebetrieb habe ich viele verschiedene Abteilungen kennen gelernt. In den meisten Abteilungen war es üblich, dass der Auszubildende nach der Einarbeitungszeit als Urlaubsvertretung eingesetzt wurde. Ich habe dabei auch sehr schnell gelernt, dass es wichtig ist, genau aufzuschreiben, welche Arbeitsschritte wann, in welcher Reihenfolge und am besten auch warum gemacht werden müssen.

Ich denke, für eine gute Büroorganisation ist eine Informationssammlung, die zum Beispiel Anleitungen zu wiederkehrenden Abläufen und Aufgaben enthält, sehr wichtig. Und so erstellen Sie ein eigenes Handbuch:. In einem anderen Unternehmen, arbeitete ich bei einer ISO-Zertifizierung mit und musste - wie meine Kollegen - für meinen Arbeitsplatz genaue Arbeitsanleitungen QM-Handbücher erstellen. Viele Mitarbeiter waren aber nicht so leicht vom Sinn dieser Anleitungen zu überzeugen, denn die Erstellung macht Mühe und als Mitarbeiter mit viel Erfahrung fragt man sich natürlich auch, welchen Wert man für den Arbeitgeber noch hat, wenn alle Erfahrungen, Tipps und Hinweise für jeden in einer Arbeitsanleitung zugänglich sind.

Ich denke, Joseph Badaracco hat zum Thema "Wissen teilen" die richtige Einstellung: Der Professor für Geschäftsethik an der Harvard Business School sagte nämlich:. Wenn Sie etwas sehr Wichtiges wissen, ist der Weg zur Macht, es zu teilen. Und stellen Sie sich vor, welche Vorteile ein gutes Handbuch hat, wenn Sie in einer anderen Firma zu arbeiten anfangen, ein neues Aufgabengebiet übernehmen oder plötzlich für einen erkrankten Mitarbeiter einspringen müssen. Jetzt sind Sie sicher überzeugt - so wie ich seit meiner Ausbildung und wie nach einiger Zeit auch alle Mitarbeiter aus meinem obigen Beispiel.

Sie wollen jetzt ein Handbuch erstellen, in dem all Ihr "Büro"-Wissen steht - für Sie selbst als Nachschlagewerk, für Ihre Urlaubsvertretung und für neue Mitarbeiter, damit die Arbeit erleichtert, Fehler vermieden und Einarbeitungszeiten verkürzt werden. So mache ich es:. Am hilfreichsten ist das Handbuch als Informationssammlung in Form eines Textdokuments zum Beispiel in Word.

Beschreiben Sie die einzelnen Schritte für eine Aufgabe und ergänzen Sie sie mit Screenshots per "Druck"-Taste oder mit dem "SnippingTool" von WindowsGrafiken, TextbausteinenFormularen und Checklisten. Aber auch eine Sammlung der wichtigsten Kontakte auch Ansprechpartner bei ProblemenEselsbrücken für Passwörter bei den einzelnen Online-Konten warum keine Passwörter, finden Sie hier bilden eine nützliche Ergänzung.

Ich habe mein Handbuch zusätzlich auch ausgedruckt, denn besonders, wenn der Computer ausfällt und viele Informationen digital nicht zugänglich sind, ist das Handbuch auf Papier wichtig. Mehr zum effektiven Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen finden Sie hier. Fangen Sie gleich mit einem Aufgabenbereich, den Sie gerade bearbeiten oder der neu hinzugekommen ist, an. So wächst Ihre wertvolle Informationssammlung Stück für Stück und nimmt nicht zu viel Zeit auf einmal in Anspruch.

Gewöhnen Sie sich an, alle Änderungen in den Abläufen und Aufgaben sofort zu ergänzen bzw. Wie läuft es bei Ihnen am Arbeitsplatz? Wie funktioniert der Informationsaustausch? Ich freue mich über Ihre Erfahrungen zum Thema Handbuch und Büroorganisation.

Kommentar schreiben. Kirsten Dienstag, 11 Dezember Als zusätzlichen Tipp: das elektronische Notizbuch OneNote gehört zum MS-Office-Paket möchte ich nicht mehr missen. Es ist übersichtlich und hat eine sensationelle Suchfunktion. Erfahrung beim Ausdrucken habe ich hier nicht. Organisation mit Sabine Dienstag, 11 Dezember Hallo Kirsten, vielen Dank für deinen Tipp. OneNote begegnet mir immer wieder. Ich werde es mal nochmal versuchen, beim ersten Mal bin ich nicht richtig warm geworden damit.

Max Dienstag, 22 Oktober Ich habe mir einen kleinen Ordner auf den Desktop gelegt in dem einige Vorlagen, Links etc. Es gibt auch ein Handbuch, das ist aber eher allgemein gehalten und geht nicht auf die einzelnen Arbeitsschritte ein. Wenn wir Auszubildende oder Praktikanten haben, werden diese immer über einen Zeitraum von ca.

Werde versuchen es umzusetzen. Toller Beitrag! Organisation mit Sabine Donnerstag, 24 Oktober Hallo Max, ja, ich finde so ein Handbuch sehr hilfreich. Ich habe für meinen neuen Job gerade wieder eins angelegt. Gute Büroorganisation: Ein eigenes Handbuch für den Arbeitsplatz erstellen. Warum soll ich ein Handbuch erstellen? Wie erstelle ich ein Handbuch und welche Informationen hinterlege ich? Welche Struktur ist für das Handbuch sinnvoll? Wann fange ich mit der Erstellung meines Handbuchs an?

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