Dokumentation und handbucher im rechnungswesen


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ERLAUTERUNG:

Dokumentation und handbucher im rechnungswesen

Im ersten Teil der Praxistipps zu Dokumentationen und Handbüchern ging es bereits um Learnings aus der Unternehmenspraxis. Diese sollen an dieser Stelle ergänzt werden:. Mitarbeiter sollen bewegt werden, etwas zu tun, was sie sonst nicht auf diese Art und Weise tun würden.

Dabei werden die Prinzipien von Computer- und Gesellschaftsspielen auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter übertragen. Immer mehr Unternehmen nutzen Gamification, um ihre Mitarbeiter zu motivieren und weiterzubilden. Der Vorteil gegenüber einer klassischen Schulung: Während die Mitarbeiter dort nur 20 bis 30 Prozent der Inhalte auch wirklich behalten, sind es bei mithilfe von Gamification vermitteltem Wissen bis zu 90 Prozent, so Studien.

Nehmen Sie dazu als Beispiel einmal Bilanzierungshandbücher. Die meisten Angestellten sind von den umfangreichen Werken abgeschreckt, niemand liest das Sammelsurium an Richtlinien wirklich. Hier lassen sich leicht kleine Wettbewerbe entwickeln: Ein Unternehmen greift seine wichtigsten Bilanzierungsfragen heraus, die Angestellten können sie über ein Computersystem beantworten, Punkte sammeln und jederzeit ihr Ranking einsehen und eventuell Preise gewonnen werden z.

Das funktioniert wie ein PC-Spiel. Mit dieser Methode können beispielsweise auch andere Richtlinien oder Kennzahlen intern kommuniziert werden, Produkte mit den höchsten Deckungsbeiträgen in den Fokus kommen oder Kosten kontinuierlich im Blickfeld behalten werden. C4B-Team ist seit ein unabhängiges, inhabergeführtes Unternehmen für Management- und Businessberatung das sich auf die Moderation und Organisation der C4B Benchmarking Circle für Führungskräfte aus dem Rechnungswesen und Controlling spezialisiert hat.

C4B bietet Ihnen dabei eine Plattform zum Vergleichen von Finance-Prozessen mit dem Ziel, sich persönlich zu begegnen und aus den Erfahrungen anderer zu lernen. Schauen Sie auch in unseren Finance Blog. Sie möchten weiterlesen? Loggen Sie sich mit Ihrem Premium-Account ein oder erhalten Sie jetzt eine Woche freien Zugang mit der Bestellung unseres wöchentlichen Newsletters! Home Seminare Zertifizierte Lehrgänge VideoCampus Fachliteratur Software und Formulare Themenportale Newsletter DasFibuwissen Home Das Angebot Bilanzierung Entgeltabrechnung Umsatzsteuer Unternehmenssteuern FAQ.

Bilanzierung Entgeltabrechnung Umsatzsteuer Unternehmenssteuern. Dokumentationen und Handbücher im Rechnungswesen - Teil 2. Autor: Online-Redaktion Verlag Dashöfer. Sind Sie eigentlich zufrieden mit den bestehenden Dokumentationen in Ihrem Unternehmen? Und gibt es etwas, das fehlt? Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass dieses Thema eher zu den ungeliebten Aufgaben gehört.

Diese sollen an dieser Stelle ergänzt werden: Dienstreiseregelungen Klare Struktur — mit Einrückungen arbeiten Detaillierte Kostenregelung Trinkgeld, Unterkünfte, etc. Was tun bei Unfall? Controllinghandbuch Ansprechpartner nennen Rolle des Controllings klären Abgabetermine und Daten für das Berichtswesen Definition der wichtigsten Begriffe Erläuterung von Zusammenhängen und Prozessen, z. Investitionsprozess Und wie bekommt man jetzt die Mitarbeiter dazu, die bestehenden Dokumentationen mehr und aktiv zu nutzen?

Über C4B-Team: C4B-Team ist seit ein unabhängiges, inhabergeführtes Unternehmen für Management- und Businessberatung das sich auf die Moderation und Organisation der C4B Benchmarking Circle für Führungskräfte aus dem Rechnungswesen und Controlling spezialisiert hat.

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Insbesondere war dies wichtig für umfangreiche Arbeitsgänge wie Vorratsbewertungen und Ermittlung von Aufwandsrückstellungen. Verwenden Sie auf jeden Fall Bilder. Für Arbeitsgänge in Software erstellen Sie Screenshots. Für andere Arbeitsgänge erstellen Sie Flussdiagramme Flowcharts. Text setzen Sie dort ein, wo die Bilder allein für das Verstehen nicht ausreichen. Wenn Sie Abläufe und Arbeitsgänge darstellen, benutzen Sie eine Art der zeichnerischen Darstellung, die Ihre Kollegen verstehen.

Für die IT-Abteilung können Sie in Flussdiagrammen malen, mit den gängigen Zeichen-Vokabeln für Ja-Nein-Verzweigungen u. Für Kollegen aus anderen Fachgebieten benutzen Sie lieber andere Darstellungsformen. Wenn andere Abteilungen mit Ihren Daten weiter arbeiten, erklären Sie, was dort damit getan wird und welche Teile der Aufgabe z. Formate, spezifische Texte besonders wichtig sind, damit die nächste Abteilung keine Probleme bekommt. Erstellen Sie jedes Handbuch für Forrest Gump — denn eines Tages wird diese Aufgabe von Forrest Gump bearbeitet, das ist eines der Gesetze des Lebens.

Forrest Gump ist nicht der Schlaueste. Testen Sie,wie gut die Dokumentation geworden ist: Setzen Sie jemanden an die Aufgabe, der nicht direkt vom Fach ist, sondern aus einem ähnlichen Bereich. Eine Arbeitsanweisung für die Buchhaltung kann z. Ein Handbuch für die Personalabteilung kann vom Sekretariat getestet werden sofern keine vertraulichen Daten berührt sind und umgekehrt. Wenn jemand, der aus einem ähnlichen Fachbereich stammt, allein mit Hilfe Ihrer Doku die Aufgabe ausführen kann und korrekte Resultate erzielt, dann haben Sie es richtig gemacht.

Dokus werden meistens in Word oder vergleichbarer Software erstellt. Für Tabellen bietet sich Excel an, für Schaubilder und Flussdiagramme PowerPoint. Optimalerweise werden alle Dokus eines Fachbereiches von jeweils einer zentralen Person verwaltet.

Ändern sich dann Arbeitsabläufe oder Software, kann die zentrale Person die Dateien anpassen. Andere Kollegen sollten die Dokus als nicht änderbare PDF-Dateien erhalten. Zum einen ist es gut, wenn eine Person den Überblick hat. Zum anderen kann man in der Original-Datei Dinge ändern, versehentlich oder absichtlich.

Titelbild: MabelAmber. Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. I accept that my given data and my IP address is sent to a server in the USA only for the purpose of spam prevention through the Akismet program. More information on Akismet and GDPR. Mit der Nutzung dieses Formulars erklärst du dich mit der Speicherung und Verarbeitung deiner Daten durch diese Website einverstanden. Diese Website verwendet Google Analytics, um anonyme Informationen wie die Anzahl der Besucher der Website und die beliebtesten Seiten zu sammeln.

Danke das du uns dabei hilfst. Mit einem Klick kannst du natürlich der Verbesserung widersprechen. Wir gehen sorgsam mit Ihren Daten um, besuchen Sie unsere Datenschutzseite. Individuelle Firmenschulungen Kompetent im Rechnungswesen Dozent. Durch Handbücher und Dokumentationen wird vieles für die gesamte Abteilung einfacher, und auch für angrenzende Abteilungen. Ein wichtiger Teil meiner Projekte im Rechnungswesen war oft das Erstellen von Dokumentationen und Handbüchern für komplexere Arbeitsabläufe.

Aus welchen Gründen werden Dokumentationen erstellt? Im Wesentlichen aus drei Gründen: Wenn das Personal häufig wechselt, sollen neue Kollegen schnell und mit wenig Aufwand eingearbeitet werden — möglichst ohne dass jemand ihnen die Arbeiten zeigen muss Für Arbeiten, die selten vorkommen, soll es eine Unterstützung und Erinnerung geben Die Vertretung durch Kollegen wird stark vereinfacht Hier ein paar Empfehlungen zum Erstellen von Handbüchern: Empfehlung 1: Gestaltung und Darstellung Verwenden Sie auf jeden Fall Bilder.

Empfehlung 3: Allgemeine Verständlichkeit Erstellen Sie jedes Handbuch für Forrest Gump — denn eines Tages wird diese Aufgabe von Forrest Gump bearbeitet, das ist eines der Gesetze des Lebens. Empfehlung 4: Dateiformate und Bearbeitung Dokus werden meistens in Word oder vergleichbarer Software erstellt.

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