Handbuch schreiben vorlage


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ISBN: 799104114
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Handbuch schreiben vorlage

An diesem Artikel arbeiteten freiwillige Autoren daran, ihn im Laufe der Zeit zu bearbeiten und zu verbessern. Dieser Artikel wurde Bedienungsanleitungen sind geschriebene Dokumente, die entweder in Druckform Papier oder als elektronisches Dokument PDF oder XPS vorliegen und Anweisungen enthalten, wie man etwas macht oder benutzt. Fernsehern, Stereo-Anlagen, Telefonen, MP3-Playern, Haushalts- und Gartengeräten, bei. Gute Bedienungsanleitungen enthalten Informationen über die Produktbesonderheiten, lehren den Konsumenten, diese richtig einzusetzen und sind dabei leicht verständlich geschrieben.

Im Folgenden finden sich Punkte, die bei der Erstellung des Inhalts sowie des Layouts einer Bedienungsanleitung zu beachten sind. Anmelden Facebook. Du hast noch kein Konto? Erstelle ein Konto. Gemeinschaftsportal Zufällige Seite Über Uns Kategorien. In diesem Artikel: Eine angemessene Benutzungsdokumentation erstellen. Die Bestandteile einer Bedienungsanleitung.

Ein gut lesbares Handbuch erstellen. Verwandte Artikel. Teil 1 von Bestimme, an wen sich deine Anleitung richtet. Um erfolgreich eine Bedienungsanleitung zu verfassen, musst du zunächst ein Profil der Verwender deiner Anleitung erstellen, indem du entweder ein geschriebenes Profil erstellst, oder indem du dir die Zeit nimmst, nachvollziehbare Vermutungen über die Charakteristika deiner Zielgruppe anzustellen. Ein solches Profil ist nützlich, wenn du teil eines Teams bist, welches die Benutzungsdokumentation erstellt und kann ebenfalls hilfreich dabei sein, das Produkt vom Konzept zur endgültigen Form zu entwickeln.

Bei der Erstellung eines solchen Profils, ist zu beachten: Wo die Benutzer die Anleitung verwenden werden, wie beispielsweise zu Hause, im Büro, an einem entfernten Arbeitsort oder im Auto. Das würde nicht nur den Inhalt bestimmen, sondern auch den Stil, in dem die Anleitung geschrieben ist. Wie die Benutzer das Handbuch verwenden. Wenn die Verwender es nur sporadisch verwenden oder nur bestimmte Informationen nachschlagen wollen, sollte es in erster Linie als Referenzdokument verfasst sein.

Wenn die Nutzer es jedoch ständig zu Rate ziehen, sollte die Referenzsektion von einem Einführungsteil und Anweisungen zu den gebräuchlichsten Verwendungsmöglichkeiten des Produktes begleitet werden. Wie viel Erfahrung haben die Benutzer mit diesem oder ähnlichen Produkten. Wenn das Produkt brandneu ist oder sich völlig von ähnlichen Produkten unterscheidet, wirst du in der Anleitung erklären müssen, inwiefern es sich von anderen Produkten unterscheidet und Informationen beifügen müssen, wie man beginnen sollte.

Beschäftigt sich das Produkt mit Schwierigkeiten, mit denen sich Benutzer häufig auseinandersetzen müssen, wie das z. Entspreche den Bedürfnissen deiner Leser in einer für sie verständlichen Form. Vorrausgesetzt der Benutzer verfügt nicht über ein ausgeprägtes Technikverständnis, ist es am Besten technische Fachbegriffe zu vermeiden und sich stattdessen auf klare und simple Erklärungen zu beschränken.

Manchmal ist es unmöglich Fachbegriffe zu vermeiden, wie beispielsweise bei einer Software zur Erstellung von Diagrammen, welche Fibonacci-Diagramme, sowie üblichere Torten- und Säulendiagramme enthält. In solch einem Fall kann es hilfreich sein, die Begriffe zu erklären und Hintergrundwissen dazu zu liefern, wie z.

Beschreibe das Problem, mit dem der Nutzer konfrontiert ist und liefere eine Lösung dazu. Eine bestimmte Eigenschaft eines Produkts als Lösung für ein generelles Problem zu liefern funktioniert gut bei der Vermarktung des Produkts aber hat der Kunde das Produkt einmal erworben, wird er oder sie wissen wollen, wie es dafür zu verwenden ist.

Erkenne die Probleme, die den Kunden erwarten werden und beschreibe sie in deinem Handbuch gefolgt von Anweisungen zur Lösung. Wenn es sich um ein komplexes Problem handelt, zerlege es in kleinere Teile. Beschreibe jeden Teil zusammen mit Anweisungen zur Lösung und verfahre so mit jedem nachfolgenden Teil. Teil 2 von Ein angemessenes Deckblatt und Titelseiten.

Benötigt wird ein Cover, welches mehr als nur eine Schnellübersichtskarte ist und ein Titelblatt, welches aus mehr besteht als nur einem gefalteten Blatt Papier 4 oder mehr Seiten lang. Ist das Handbuch Copyright-geschützt, muss das sowohl auf dem Cover als auch auf der Titelseite vermerkt sein.

Wenn es irgendwelche Konditionen oder Bestimmungen zur Verwendung der Anleitung und dem dazugehörigen Produkt gibt, beschreibe diese auf der Innenseite des Deckblatts. Vermerke zu ähnlichen Dokumenten gehören in das Vorwort. Wenn die Benutzungsdokumentation mehr als eine Anleitung umfasst, dann erstelle hier Vermerke zu diesen anderen Dokumenten. Ist die Anleitung länger als 10 Seiten, füge ein Inhaltsverzeichnis hinzu. Anweisungen und Referenzmaterialien kommen in den Hauptteil der Anleitung.

In den meisten Fällen sollten Anweisungen und Referenzmaterialien jeweils ihre eigene Sektion haben, obwohl der Nutzer von einer Sektion auf Informationen einer anderen Sektion verwiesen werden kann. Auf diese Weise findet der Leser die benötigten Informationen schneller. Anweisungen sollten in einer einheitlichen Struktur geschrieben werden.

Beginne mit einem Überblick über den nächsten Schritt, beschreibe dann, was zu tun ist und wie das Resultat aussehen sollte. Die einzelnen Schritte sollten durchnummeriert sein und mit Tätigkeitsverben eingeleitet werden. Referenzmaterialien können eine Liste von Zusätzen, Ratschläge zur Fehlerbehebung und häufig gestellte Fragen enthalten.

Glossare und Indices können an das Ende der Anleitung gesetzt werden, obwohl eine Liste wiederkehrender Fachbegriffe auch am Anfang erscheinen kann. Ein Index kann weggelassen werden, sollte die Anleitung weniger als 20 Seiten lang sein.

Verwende graphische Darstellungen zur Verdeutlichung des Texts. Solche Darstellungen können bestimmte Schritte besser verdeutlichen als reiner Text, vor Allem bei komplexeren Anweisungen als Bestätigung, dass der Nutzer die einzelnen Schritte richtig durchführt. Graphische Darstellungen könne mit Hilfe computergestütztem Zeichnen CADZeichenprogrammen Bildbearbeitungsprogrammen und Digitalkameras erstellt werden.

Hast du so eine graphische Darstellung erstellt, speichere es ab, so weit komprimiert, wie es deine Textverarbeitungs- oder Desktop-Publishing-Software zulässt. Falls nötig, zerlege das Originalbild in kleinere Teile und zeige den jeweils relevanten Teil zusammen mit dem passenden Text. Das macht sie optisch ansprechender für die Verwender. Achte bei Screenshots auch auf die korrekte Farbdarstellung für den Fall, dass das Handbuch in Farbe ist.

Teil 3 von Suche dir ein paar gut lesbare Schriftarten aus. Auch wenn Computer eine Vielzahl verschiedener Schriftarten darstellen können, ist das Ziel eines Benutzerhandbuchs immer gut lesbar zu sein. Um dieses Ziel zu erreichen ist es am Besten, nur ein paar wenige Schriftarten zu wählen, die gut miteinander aussehen. Es gibt zwei Sorten von Schriftarten: serif- und sans serif-Schriftarten.

Serif-Schriftarten weisen kleine Verschnörkelungen an den Strichen der einzelnen Buchstaben auf. Beispiele dafür sind Times New Roman, Baskerville und Book Antiqua. Sans serif-Schriftarten haben keine Verzierungen. Beispiele sind Arial, Calibri und Century Gothic. Generell solltest du schlichte Schriftarten, wie z.

Arial oder Times New Roman für dein Handbuch verwenden. Schreibst du eine Anleitung z. Hast du dich einmal für die Schriftarten entschieden, die du verwenden möchtest, erstelle eine Testseite, um sicherzugehen, dass die verschiedenen Schriftarten auch gut zusammenpassen.

Diese solltest du auch der Person zeigen, die für das Gesamtbild des Handbuchs verantwortlich zeichnet, bevor du fortfährst. Mache dir Gedanken zum Layout. Wenn du dich für die Schriftarten entschieden hast, musst du entscheiden, wo auf der Seite welche Elemente sein sollen. Hinweistexte könntest du in farbigen oder schattierten Kästen unterbringen, um sie vom restlichen Text abzuheben.

Benutze aber Farben oder Schattierungen, die den Text nicht unlesbar machen. Verwende vernünftige Seitenabstände mit mehr Spielraum an den Kanten, wo das Buch gebunden wird. Überlege dir die Art der Bindung deiner Anleitung. Wenn das Handbuch mehr als vier Seiten enthält, müssen diese irgendwie gebunden werden. Die meisten billigeren Handbücher mit 48 oder weniger Seiten werden auf diese Art gebunden.

Sattelheftbindung findet sich seltener bei Bedienungsanleitungen, auch wenn ein paar längere Nutzerhandbücher auf diese Weise gebunden werden Das originale, von JASC Software produzierte Paint Shop Pro wurde mit einem sattelheftgebundenem Handbuch ausgeliefert. Spiralbindungen finden sich bei Handbüchern, die eher in raueren Umgebungen, wie z. Benutze die Dokumentenvorlage beim Erstellen des Handbuches.

Viele Textverarbeitungsprogramme bieten die Möglichkeit eine Dokumentenvorlage für dein Handbuch zu erstellen. Parallel zum Erstellen deines Textes erscheint eine Vorlage in deiner gewählten Schriftart. Du kannst dir eine der Vorlagen aussuchen z. Versuche alle Vorlagen, die du benötigst im Vorraus zu erstellen, um dir Zeit zu sparen. Benutze Feldschlüssel oder Textvariablen, wo möglich. Diesen kannst du Werte zuordnen, wie z. Siehst du dir die Vorlage an oder druckst den Text, wird statt der Zahl der eigentliche Text erscheinen.

Falls sich der Name des Produkts ändert oder du den Titel des Handbuchs oder eines Kapitels änderst, wird es einfacher sein die Information durch änder der Variablen zu ändern als jede der Informationen zu suchen und zu ersetzen. Verwandte wikiHows. Über dieses wikiHow wikiHow ist ein "wiki", was bedeutet, dass viele unserer Artikel von zahlreichen Mitverfassern geschrieben werden.

Kategorien: Schreiben. Italiano: Creare un Manuale d'Uso. Nederlands: Een handleiding maken. Bahasa Indonesia: Membuat Panduan Pengguna. Diese Seite wurde bisher

Während meiner Ausbildung in einem Industriebetrieb habe ich viele verschiedene Abteilungen kennen gelernt. In den meisten Abteilungen war es üblich, dass der Auszubildende nach der Einarbeitungszeit als Urlaubsvertretung eingesetzt wurde. Ich habe dabei auch sehr schnell gelernt, dass es wichtig ist, genau aufzuschreiben, welche Arbeitsschritte wann, in welcher Reihenfolge und am besten auch warum gemacht werden müssen.

Ich denke, für eine gute Büroorganisation ist eine Informationssammlung, die zum Beispiel Anleitungen zu wiederkehrenden Abläufen und Aufgaben enthält, sehr wichtig. Und so erstellen Sie ein eigenes Handbuch:. In einem anderen Unternehmen, arbeitete ich bei einer ISO-Zertifizierung mit und musste - wie meine Kollegen - für meinen Arbeitsplatz genaue Arbeitsanleitungen QM-Handbücher erstellen.

Viele Mitarbeiter waren aber nicht so leicht vom Sinn dieser Anleitungen zu überzeugen, denn die Erstellung macht Mühe und als Mitarbeiter mit viel Erfahrung fragt man sich natürlich auch, welchen Wert man für den Arbeitgeber noch hat, wenn alle Erfahrungen, Tipps und Hinweise für jeden in einer Arbeitsanleitung zugänglich sind.

Ich denke, Joseph Badaracco hat zum Thema "Wissen teilen" die richtige Einstellung: Der Professor für Geschäftsethik an der Harvard Business School sagte nämlich:. Wenn Sie etwas sehr Wichtiges wissen, ist der Weg zur Macht, es zu teilen. Und stellen Sie sich vor, welche Vorteile ein gutes Handbuch hat, wenn Sie in einer anderen Firma zu arbeiten anfangen, ein neues Aufgabengebiet übernehmen oder plötzlich für einen erkrankten Mitarbeiter einspringen müssen.

Jetzt sind Sie sicher überzeugt - so wie ich seit meiner Ausbildung und wie nach einiger Zeit auch alle Mitarbeiter aus meinem obigen Beispiel. Sie wollen jetzt ein Handbuch erstellen, in dem all Ihr "Büro"-Wissen steht - für Sie selbst als Nachschlagewerk, für Ihre Urlaubsvertretung und für neue Mitarbeiter, damit die Arbeit erleichtert, Fehler vermieden und Einarbeitungszeiten verkürzt werden. So mache ich es:. Am hilfreichsten ist das Handbuch als Informationssammlung in Form eines Textdokuments zum Beispiel in Word.

Beschreiben Sie die einzelnen Schritte für eine Aufgabe und ergänzen Sie sie mit Screenshots per "Druck"-Taste oder mit dem "SnippingTool" von WindowsGrafiken, TextbausteinenFormularen und Checklisten. Aber auch eine Sammlung der wichtigsten Kontakte auch Ansprechpartner bei ProblemenEselsbrücken für Passwörter bei den einzelnen Online-Konten warum keine Passwörter, finden Sie hier bilden eine nützliche Ergänzung.

Ich habe mein Handbuch zusätzlich auch ausgedruckt, denn besonders, wenn der Computer ausfällt und viele Informationen digital nicht zugänglich sind, ist das Handbuch auf Papier wichtig. Mehr zum effektiven Arbeiten mit Textverarbeitungsprogrammen finden Sie hier.

Fangen Sie gleich mit einem Aufgabenbereich, den Sie gerade bearbeiten oder der neu hinzugekommen ist, an. So wächst Ihre wertvolle Informationssammlung Stück für Stück und nimmt nicht zu viel Zeit auf einmal in Anspruch.

Gewöhnen Sie sich an, alle Änderungen in den Abläufen und Aufgaben sofort zu ergänzen bzw. Wie läuft es bei Ihnen am Arbeitsplatz? Wie funktioniert der Informationsaustausch? Ich freue mich über Ihre Erfahrungen zum Thema Handbuch und Büroorganisation. Kommentar schreiben. Kirsten Dienstag, 11 Dezember Als zusätzlichen Tipp: das elektronische Notizbuch OneNote gehört zum MS-Office-Paket möchte ich nicht mehr missen. Es ist übersichtlich und hat eine sensationelle Suchfunktion. Erfahrung beim Ausdrucken habe ich hier nicht.

Organisation mit Sabine Dienstag, 11 Dezember Hallo Kirsten, vielen Dank für deinen Tipp. OneNote begegnet mir immer wieder. Ich werde es mal nochmal versuchen, beim ersten Mal bin ich nicht richtig warm geworden damit. Max Dienstag, 22 Oktober Ich habe mir einen kleinen Ordner auf den Desktop gelegt in dem einige Vorlagen, Links etc. Es gibt auch ein Handbuch, das ist aber eher allgemein gehalten und geht nicht auf die einzelnen Arbeitsschritte ein. Wenn wir Auszubildende oder Praktikanten haben, werden diese immer über einen Zeitraum von ca.

Werde versuchen es umzusetzen. Toller Beitrag! Organisation mit Sabine Donnerstag, 24 Oktober Hallo Max, ja, ich finde so ein Handbuch sehr hilfreich. Ich habe für meinen neuen Job gerade wieder eins angelegt. Gute Büroorganisation: Ein eigenes Handbuch für den Arbeitsplatz erstellen.

Warum soll ich ein Handbuch erstellen? Wie erstelle ich ein Handbuch und welche Informationen hinterlege ich? Welche Struktur ist für das Handbuch sinnvoll? Wann fange ich mit der Erstellung meines Handbuchs an? Das könnte Sie auch interessieren:. Ordnung im E-Mail-Postfach - Tipps für eine stressfreie E-Mail-Bearbeitung. Alles hat seinen Platz.

Nie mehr Stapel - gut organisiert im Büro [enthält Werbung]. Kommentar schreiben Kommentare: 4.