Handbuch organisation gestalten


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ISBN: 457582955
FORMAT: PDF EPUB MOBI TXT
DATEIGROSSE: 19,68

ERLAUTERUNG:

Handbuch organisation gestalten

Mit Bürohandbuch meine ich eine Informationssammlung, eine Art Wissensdatenbankdie beispielsweise Anleitungen zu wiederkehrenden Abläufen und Aufgaben im Büro enthält und damit die Büroorganisation erleichtert. Und von solchen Aufgaben und Abläufen gibt es in der Regel zahlreiche im Büro. Gibt es hingegen ein Bürohandbuch, in dem die einzelnen Schritte und Erfordernisse dokumentiert sind, können personelle Ausfälle gut überbrückt werden — quasi eine Erste Hilfe bei Ausfällen.

Aber auch zur Einschulung neuer Mitarbeiter eignet sich das Bürohandbuch hervorragend. Die Bürokraft fällt plötzlich für längere Zeit aus und ist auch nicht für Fragen erreichbar. Nun muss entweder kurzfristig eine Vertretung eingesetzt werden oder die Arbeiten, die üblicherweise die abwesende Bürokraft erledigt, müssen intern auf die Mitarbeiter aufgeteilt werden.

Beispielsweise muss nun jemand in der Zeit der Abwesenheit dafür sorgen, dass das Büromaterial nicht ausgeht. Aber bei welchem Lieferanten wird was bestellt und zu welchen Konditionen? Wo sind die Bestellformulare abgelegt?

Und das ist noch eine der einfachsten Herausforderungen. Fragen über Fragen, deren Beantwortung aufwendig und mühsam werden kann. Wäre hingegen ein Bürohandbuch vorhanden, in welchem die einzelnen Informationen und Abläufe dokumentiert sind, würde eine plötzliche Abwesenheit der verantwortlichen Person weniger dramatisch verlaufen. Wertvolles Know-how und Wissen bleiben im Unternehmen, auch wenn die verantwortliche Person das Unternehmen verlässt.

Und wie bereits erwähnt: Neue Mitarbeiter können damit einfacher eingearbeitet werden. Sie wollen Ihr Büro optimieren, damit alles leichter von der Hand geht und Sie eine neue Klarheit gewinnen? Dazu ein Hinweis in eigener Sache:. Holen Sie sich gleich das Zeit blüten- Downloadpaket und beginnen Sie noch heute damit, im Büro täglich an Entlastung und Klarheit zu gewinnen:.

Grundsätzlich sollte das Handbuch eine kompakte Sammlung an Informationen sein, die den Ablauf wiederkehrender komplexer Tätigkeiten dokumentiert. Aber auch der Ablauf weniger komplexer Aufgaben kann darin nachvollziehbar festgehalten werden. Das sind dann vor allem solche Aufgaben, die von einer einzelnen Person durchgeführt werden und für andere nicht so einfach nachvollziehbar sind bzw.

So können die einzelnen Schritte beschrieben und bei Bedarf mit Screenshots ergänzt werden. Aber auch Checklisten, Formulare und eine Sammlung der wichtigsten Kontakte wie Ansprechpartner bei Problemen bilden eine nützliche Ergänzung! Empfehlenswert ist die Informationssammlung in Form eines Textdokuments bzw. Eine solche elektronische Erfassung erleichtert die Pflege und das Suchen im Handbuch beträchtlich.

So kann beispielsweise jede Abteilung ihr eigenes Handbuch führen oder nur für bestimmte Positionen eines angelegt werden. Auch ich habe ein solches für mich angelegt. Wie ich diese nutze, habe ich hier erläutert. Je höher der Pflegeaufwand, desto mehr Personen sollten damit beauftragt werden. Jede bekommt dabei ihren Pflegepart. Aber nur mit der Beauftragung der Pflege ist es meist nicht getan. Denn stellt sich die Information als veraltet oder nicht vorhanden heraus, wenn man sie benötigt, bringt das ganze Handbuch nichts.

Gut, Entscheidung für ein Bürohandbuch ist gefallen. In einem Brainstorming werden Ideen für den Inhalt gesammelt. Das kann in einem Meeting mit allen verantwortlichen Mitarbeitern erfolgen. Brainstorming ist durch. Es folgt eine grobe Gliederungam besten in Form eines Inhaltsverzeichnisses. Dann geht es an die Fertigstellung. Auch kann damit der interne Wissens- und Know-how-Fluss gefördert werden. Hallo, zu dem Thema gibt es ein sehr interessantes Produkt. Ich bin zufällig im Web darauf gestossen.

Es nennt sich easybinding von einer Fa. Echt cool das Ding. Hiermit kann ich bis zu 3 cm dicke E-Books kleben, oder einzelne Blätter in Mappen. Sogar Cds habe ich eingebunden. Klappt super. Manuskripte, Studien, lose Blätter eben, kann man tadellos günstig einkleben zu einem persönlichen eigenem Buch. Wir haben uns ein Online-Büro eingerichtet, weil mein Partner und ich neben unseren Hauptberufen eine Organisation aufbauen und nicht an der selben Adresse arbeiten. Wir benutzen OneNote als Bürohandbuch.

Was dabei ganz hilfreich ist, sind die Suchmöglichkeiten, mit einem Stichwort ist die gesuchte Karte offen und für weitere Einträge bereit, und wir können gemeinsam daran arbeiten und Einträge machen, die gemeldet werden. Danke Frau Haller! Ja, mit OneNote oder auch Evernote lässt sich hervorragend ein Bürohandbuch anlegen.

Ich habe mit dem Erstellen eines Bürohandbuchs vor einiger Zeit angefangen mittlerweile ca. Halten Sie das für sinnvoll und praktikabel auch im Hinblich darauf, dass ja noch etliche Dokumente hinzukommen? Und benötige ich eine Versionierung? Halten Sie das für sinnvoll und praktikabel …?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten, da ich die Arbeitsabläufe nicht kenne. Aber grundsätzlich gilt: je schlanker, desto pflegeleichter das Bürohandbuch. Inwiefern die Beschreibung der Arbeitsabläufe relevant ist, können Sie sicher am besten abschätzen. Vielleicht können Sie auch einige Arbeitsablaufbeschreibungen weglassen, kürzen …, wenn die entsprechenden Arbeitsanweisungen bereits genügend aufschlussreich sind. Aber inwieweit diese Dokumentation der Änderungen relevant ist, also inwieweit die Änderungen nachvollziehbar sein müssen, können Sie sicher am besten beurteilen.

Kurzum: Wenn Änderungsverläufe nicht nachvollziebar sein müssen, weil die Änderungen eben für die aktuellen Arbeitsabläufe und Arbeitsanweisungen unwichtig sind, dann würde ich von einer Versionierung absehen.

Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Website optional. Benachrichtige mich über nachfolgende Kommentare per E-Mail. Ein weiterer Vorteil eines solchen Handbuches: Wertvolles Know-how und Wissen bleiben im Unternehmen, auch wenn die verantwortliche Person das Unternehmen verlässt. Artikel drucken. Diesen Artikel kommentieren Antworten abbrechen Bitte die Kommentarregeln berücksichtigen. Name E-Mail-Adresse Website optional Benachrichtige mich über nachfolgende Kommentare per E-Mail.

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Viele praktische Beispiele erleichtern die Umsetzung und machen Lust auf Change Management. Autorentext Dr. Hans Glatz, Studium der Sozial- und Wirtschaftswissenschaft, Lehr- und Forschungstätigkeiten am Institut für Höhere Studien in Wien, seit Unternehmensberater, Trainer, Mediator. Friedrich Graf-Götz, Studium der Pädagogik, Philosophie und Soziologie. Selbstständiger Unternehmensberater, Coach, Trainer und Moderator kommunaler Beteiligungsprozesse.

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