Handbuch digital erstellen


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ISBN: 386865163
FORMAT: PDF EPUB MOBI TXT
DATEIGROSSE: 9,24

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Handbuch digital erstellen

Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein wichtiges Dokument für jedes Unternehmen. Es informiert die Mitarbeiter über die Richtlinien, Verfahren und Erwartungen, die ihr Verhalten am Arbeitsplatz bestimmen. Es liefert auch wichtige Informationen über das Unternehmen und dessen Vision, Mission und Ziele. Die Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs im PDF-Format, das die Mitarbeiter tatsächlich lesen möchten, kann kompliziert sein.

Es ist wichtig, präzise zu sein, aber gleichzeitig alle notwendigen Informationen aufzunehmen. Sie müssen also die richtige Balance zwischen informativ und interessant finden. In diesem Beitrag gehen wir der Frage nach, warum ein Mitarbeiterhandbuch für Ihr Unternehmen so wichtig ist. Wir untersuchen, welche Informationen Sie in Ihr Handbuch aufnehmen sollten, und geben Tipps, um ein informatives und ansprechendes Handbuch für Ihre Mitarbeiter zu schreiben.

Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein von der Personalabteilung erstelltes Dokument. Es enthält wichtige und praktische Informationen für Arbeitnehmer, um diese in das Unternehmen zu integrieren. Es ist eine wesentliche Ressource für Ihre Mitarbeiter, daher ist es wichtig, es richtig zu gestalten. Das Dokument wird allen neuen Mitarbeitern ausgehändigt, um sicherzustellen, dass das Onboarding so erfolgreich wie möglich ist. Das Handbuch wird entweder in digitaler oder gedruckter Form zur Verfügung gestellt, und es sollte den neuen Mitarbeitern alles Wissenswerte über das Unternehmen vermitteln.

Dazu können Unternehmensrichtlinien, Urlaubsregelungen, der Verhaltenskodex und Informationen über Vergütung und Sozialleistungen gehören. Das Dokument sollte im Einzelnen darlegen, welche Rechte ein Arbeitnehmer hat und was er vom Arbeitgeber erwarten kann. Es ist aber auch eine gute Möglichkeit mehr über die Werte Ihres Unternehmens zu erklären.

Allerdings füllen Unternehmen ihr Handbuch allzu oft mit zu viel Fachjargon, was die Leute davon abhält, es zu lesen. Ein gutes Handbuch kann einem Unternehmen helfen, eine positive Unternehmenskultur zu schaffen, aber es muss klar, zielgerichtet und gut geschrieben sein.

Obwohl es keine Bundes- oder Landesgesetze gibt, die von einem Arbeitgeber verlangen, ein Mitarbeiterhandbuch zu haben, hat das Schreiben und Verteilen eines gut geschriebenen Handbuchs viele Vorteile. Es kann als wertvolle Ressource nicht nur für neue, sondern auch bestehende Mitarbeiter auf allen Ebenen Ihres Unternehmens dienen.

Im Allgemeinen sollte ein Mitarbeiterhandbuch Ihre Richtlinien, Erwartungen und rechtlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber enthalten. Wichtige Informationen, die Sie in Ihr Handbuch zur Vorlage für das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten:. Das Handbuch eines Unternehmens sollte auf seine Geschäftsbedürfnisse und -kultur zugeschnitten sein. Es sollte die Geschichte des Unternehmens erzählen und den Mitarbeitern helfen, dessen Ziele und seine Mission zu verstehen.

Was macht das Unternehmen? Wann wurde es gegründet? Wie würden Sie Ihre Arbeitskultur beschreiben? Und Ihre Unternehmenswerte? Dies wird neuen und bestehenden Mitarbeitern helfen, die gemeinsamen Ziele des Unternehmens besser zu verstehen. Der Inhalt sollte dabei immer aktualisiert werden, vor allem wenn es Änderungen in Landes- oder Bundesgesetzen oder internen Richtlinien gibt.

Dazu gehört, wie sie sich kleiden, wie sie sich verhalten, wie sie kommunizieren und welche Sicherheitsstandards sie einhalten müssen. Der Verhaltenskodex sollte klare Standards und Richtlinien für das Verhalten vorgeben. Er sollte integrativ, rücksichtsvoll und respektvoll sein. Letztlich sollte er die erste Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter sein, wenn sie Fragen zu Verhalten und Ethik haben. Obwohl man nicht zu sehr ins Detail gehen sollte, sollte der Verhaltenskodex Erwartungen setzen und die Konsequenzen bei Nichterfüllung dieser Erwartungen festlegen.

Eine weitere wichtige Sache, die Sie in Ihr Handbuch aufnehmen sollten, sind Informationen über Vergütung und Leistungen. Dazu können Arbeitszeiten, Lohngruppenstruktur, Zeiterfassung und Überstunden gehören. Sie könnten auch über Aktienoptionen sprechen, wenn Sie diese anbieten, und über Ihren Beurteilungsprozess. Abgesehen von der Vergütung und den Arbeitsbedingungen sollte Ihr Handbuch einen allgemeinen Überblick über alle von Ihnen angebotenen Leistungen.

Gehen Sie nicht zu sehr ins Detail, aber Sie könnten erwähnen, was Sie anbieten, wer anspruchsberechtigt ist und was die Kriterien sind. Wenn es in Ihrem Unternehmen Belohnungs- oder Anreizsysteme gibt, dann ist dies der perfekte Ort, um diese einzubeziehen. Diese können dazu beitragen, Mitarbeiter zu motivieren, ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen und Fehlzeiten zu reduzieren. Die folgenden Vorschläge sind optional, aber sie werden dazu beitragen, Ihr Handbuch so umfassend und informativ wie möglich zu gestalten.

Eine Vorlage zur Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs enthält oft zusätzliche Inhalte. Es gibt kein festgelegtes Format für den Aufbau eines Mitarbeiterhandbuchs. Sie können entscheiden, was und wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren möchten.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen sollen, ein informatives Mitarbeiterhandbuch zu schreiben, das Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich lesen werden:. Eine Möglichkeit, Ihr Handbuch für Mitarbeiter zu verwalten und sicherzustellen, dass es von allen Mitarbeitern leicht zugänglich ist, ist die Nutzung einer Softwarelösung. Am besten beginnen Sie mit einer kostenlosen Vorlage für ein Mitarbeiterhandbuch und laden dann das fertige Mitarbeiterhandbuch im Mitarbeiterportal innerhalb Ihrer HR-Software hoch.

Software wie Factorial kann Ihnen helfen, Ihr Handbuch so oft wie nötig zu erstellen, zu verteilen und zu aktualisieren. Letztendlich wird es den Mitarbeitern den Zugang zu allen aktuellen Richtlinien erleichtern. Nun, da Sie mehr über die Wichtigkeit eines Mitarbeiterhandbuchs erfahren haben, ist es Zeit Ihr eigenes zu erstellen!

Wenn Sie immer noch nicht ganz sicher sind, wie Sie es aufbauen, gestalten und mit welchen Inhalten Sie es füllen sollten, können Sie hierfür gerne unser Beispiel nutzen. Das richtige Handbuch kann dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit, Loyalität und das Engagement der Mitarbeiter zu erhöhen. Es liefert nützliche Informationen und repräsentiert die Kultur und die Werte des Unternehmens.

This post is also available in: English US. Sollten dies nicht der Fall sein, melden Sie sich gerne direkt bei mir unter kristina factorial. Mitarbeiterhandbuch erstellen: Tipps und kostenlose Vorlage. Kategorien HR Vorlagen. Definition: Was ist ein Mitarbeiterhandbuch? Zweck und Nutzen des Mitarbeiterhandbuchs Was gehört in die Mitarbeiterhandbuch-Vorlage? Zweck und Nutzen des Mitarbeiterhandbuchs Obwohl es keine Bundes- oder Landesgesetze gibt, die von einem Arbeitgeber verlangen, ein Mitarbeiterhandbuch zu haben, hat das Schreiben und Verteilen eines gut geschriebenen Handbuchs viele Vorteile.

Es hilft Ihnen, alle Ihre Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Arbeitspraktiken zu definieren. Klare Richtlinien zeigen den Mitarbeitern, dass Konsistenz für alle Mitarbeiter gegeben ist. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse, Beschwerden und Unzufriedenheit am Arbeitsplatz zu vermeiden. Sie bietet neuen Mitarbeitern eine bessere Einführung in Ihr Unternehmen. Dies kann ihnen helfen, sich besser integriert zu fühlen und ihr Engagement und ihre Loyalität zu erhöhen.

Ein Handbuch ist eine nützliche Ressource zur Überprüfung von Kleiderordnungen, Parkmöglichkeiten, internen Richtlinien usw. Dies bedeutet, dass Ihre Personalabteilung weniger Zeit mit der Beantwortung von wiederkehrenden Fragen verbringen wird. Es verbessert die Kommunikation. Die Mitarbeiter wissen, was sie in einer bestimmten Situation zu tun haben und an wen sie sich für welches Anliegen wenden können.

Ein gut gestaltetes Handbuch kann dazu beitragen, Konflikte zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen zu entschärfen. Es setzt klare Erwartungen an die Mitarbeiter und schützt das Unternehmen, wenn diese Erwartungen nicht erfüllt werden.

Es kann dazu beitragen, eine sichere und positive Arbeitsplatzkultur zu schaffen, die auf etablierten Richtlinien und Verfahren aufbaut. Was gehört in die Mitarbeiterhandbuch Vorlage? Wichtige Informationen, die Sie in Ihr Handbuch zur Vorlage für das Mitarbeiterhandbuch aufnehmen sollten: Die Kultur, Vision, Werte und Mission des Unternehmens.

Gesetzliche Richtlinien Rechte und Pflichten des Mitarbeiters. Erwartungen: Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Richtlinien und Verfahren des Unternehmens. Ihr Verhaltenskodex sollte Folgendes beinhalten: Verhaltenskodex für Ethik und professionelles Verhalten. Welche Prinzipien bestimmen die Entscheidungen und das Verhalten des Unternehmens? Gibt es einen ausgewiesenen Raucherbereich? Können Mitarbeiter Aktien von Konkurrenten kaufen?

Gibt es im Unternehmen eine Null-Toleranz-Politik? Formell oder leger? Sind Tätowierungen und Piercings erlaubt? Können Mitarbeiter bei warmem Wetter kurze Hosen tragen? Sicherheit am Arbeitsplatz. Zum Beispiel obligatorische Verwendung von persönlicher Schutzausrüstung in bestimmten Bereichen, falls relevant. Verfahren zur Konfliktlösung. Cybersicherheit und digitale Geräte.

Können Mitarbeiter auf Social-Media-Plattformen zugreifen? Können sie Firmen-Laptops, Tablets oder Smartphones mit nach Hause nehmen? Ist Remote Work überhaupt erlaubt? Beispiele für Anreizsysteme sind: Jährliche Leistungsprämien mit spezifischen Zielen Bonus-Urlaubszeit, wenn 0 Krankheitstage in einem bestimmten Zeitraum genommen werden Sportangebote wie Yogakurse und Mitgliedschaften im Fitnessstudio Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice Gewinnbeteiligungs-Optionen Weiterbildungsmöglichkeiten Mitarbeiterhandbuch Beispiele für weitere Inhalte Die folgenden Vorschläge sind optional, aber sie werden dazu beitragen, Ihr Handbuch so umfassend und informativ wie möglich zu gestalten.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen sollen, ein informatives Mitarbeiterhandbuch zu schreiben, das Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich lesen werden: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, was Sie einfügen möchten. Welche Botschaft möchten Sie über Ihr Unternehmen vermitteln? Wie soll Ihre Geschichte erzählt werden? Was sind Ihre Werte und Ziele als Arbeitgeber?

Bedienungsanleitungen gehören für die wenigsten Menschen zur Wahllektüre. Wer wissen will, wie man ein Gerät oder ein Computerprogramm richtig und in vollem Umfang nutzt, kommt jedoch um das Lesen der Produkt- bzw. Softwaredokumentation nicht herum. Bieten Sie Ihren Kunden einen echten Mehrwert, indem Sie Bedienungsanleitungen schreiben und gestalten, die zum In-die-Hand-Nehmen anregen. Gute Bedienungsanleitungen verbessern nicht nur das Nutzererlebnis, sondern tragen auch positiv zur Markenwahrnehmung bei.

Deshalb lohnt es sich, etwas Zeit und Planung in die Gestaltung Ihrer Anwenderdokumentation zu investieren. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ansprechende Benutzerhandbücher erstellen. Bevor Sie Ihre Anwenderdokumentation schreiben, müssen Sie sich über Ihre Zielgruppe im Klaren sein.

Richtet sich Ihre Benutzerdokumentation an Neukunden, die mit Ihrem Produkt noch nicht vertraut sind? Oder wollen Sie ein Nachschlagewerk schaffen, in dem bestehende Nutzer Antworten auf mögliche Probleme finden? Wenn Sie eine Bedienungsanleitung erstellen, die sich an Einsteiger wendet, müssen Sie ausführliche Anweisungen geben und produktspezifische Begriffe erklären.

Ein Handbuch für erfahrene Anwender dagegen kann auf Definitionen und detaillierte Erklärungen zu grundlegenden Prozessen verzichten. In beiden Fällen ist es hilfreich, sich in Ihre Zielgruppe hineinzuversetzen. Fragen Sie Nutzer, welche Probleme sie bei der Einarbeitung in Ihr Produkt bzw. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um konkrete Fragen in Ihrer Bedienungsanleitung zu beantworten.

Überlegen Sie auch, ob Sie Ihre technische Dokumentation in verschiedenen Sprachen bereitstellen müssen. Sofern Ihr Produkt international verfügbar ist, sollte die zugehörige Anleitung zumindest in die wichtigsten Sprachen übersetzt werden.

Klare, leicht verständliche Sprache sollte beim Schreiben einer Bedienungsanleitung Standard sein. Mit Blick auf die bevorstehende Übersetzung ist dieser Tipp besonders wichtig. Da viele Übersetzer Preise pro Wort oder Zeilen und nach Schwierigkeitsgrad berechnen, können Sie mit präzisen, einfachen Texten Ihre Übersetzungskosten deutlich senken. Die Art Ihres Produkts beeinflusst die Gestaltung Ihres Handbuchs.

Grundsätzlich gibt es hier zwei Möglichkeiten: digitale und physische Güter. Für physische Güter empfiehlt es sich, die Bedienungsanleitung mit Fotos zu illustrieren. Für digitale Produkte wie Software bietet es sich an, einzelne Schritte mit Hilfe von Screenshots zu veranschaulichen. Der Stil Ihrer Bedienungsanleitung sollte sowohl zu Ihrem Produkt als auch zu Ihrem allgemeinen Markenauftritt passen.

Ist Ihr Unternehmen eher unkonventionell und lässig? Oder möchten Sie ein seriöses, ernstes Erscheinungsbild vermitteln? Diese Faktoren sollten sich im Ton und Layout Ihrer Benutzerdokumentation widerspiegeln. Um Bedienungsanleitungen selber zu schreiben und professionell zu gestalten, benötigen Sie die richtigen Tools. Die folgenden Hilfsmittel erleichtern Ihnen die Arbeit. Die wenigsten Bedienungsanleitungen kommen völlig ohne schriftliche Erklärungen aus. Für alle anderen benötigen Sie ein Textverarbeitungsprogramm, z.

Microsoft Office Word oder Google Docs. Diese Programme bieten zahlreiche Formatierungsmöglichkeiten und nützliche Funktionen, mit denen Sie Ihre Softwaredokumentation ansprechend gestalten können. Zudem können Sie Fotos und Screenshots direkt in Ihre Benutzerdokumentation einbinden und so alle Elemente Ihres Handbuchs in einem Programm zusammenführen. Die Titelseite ist der erste Eindruck Ihres Handbuchs. Sie sollte dazu verleiten, die Seiten aufzuschlagen und sich in den Inhalt zu vertiefen.

Gute Programme für die Gestaltung Ihrer Titelseite sind Adobe Photoshop, GIMP oder Paint. Damit können Sie Bilder zuschneiden, Elemente hervorheben und Ihren Bildern Text hinzufügen. Photoshop gehört zu den leistungsstärksten Bildbearbeitungsprogrammen auf dem Markt.

Die Bedienung der Software ist nicht immer intuitiv und erfordert teilweise Profi-Kenntnisse. Die Grafikprogramme GIMP und Paint. Mit ihren umfangreichen Funktionen stellen sie eine gute Alternative zu Photoshop dar. Mit Hilfe von Screenshots und Illustrationen können Sie Anwendern die Nutzung Ihres Produkts auf anschauliche Weise näherbringen. Screenshots kommen insbesondere bei der Softwaredokumentation zum Einsatz. Ein nützliches Programm, um Bildmaterial für Software-Bedienungsanleitungen zu erstellen, ist Snagit.

Snagit ermöglicht Ihnen, beliebige Inhalte auf Ihrem Bildschirm schnell zu erfassen. Ob ausgewählte Bildschirmbereiche, scrollende Bildschirmaufnahmen oder Panorama-Captures : Snagit bildet genau das ab, was Sie Ihren Anwendern zeigen möchten. Um die Aufmerksamkeit Ihrer Leser auf bestimmte Aspekte Ihrer Bildaufnahmen zu lenken, können Sie u.

Damit bietet Snagit Ihnen alles, was Sie brauchen, um ein optisch ansprechendes Benutzerhandbuch zu erstellen. Egal, ob Sie ein Softwarehandbuch oder eine Geräte-Bedienungsanleitung schreiben: Achten Sie auf Verständlichkeit und eine klare Struktur. Gestalten Sie Ihre Anleitung so detailliert wie nötig, aber so kurz wie möglich. Ihr Ziel besteht darin, dem Leser zu helfen, sich zurechtzufinden und gewünschte Informationen möglichst schnell zu finden.

Tipp: Ein empfehlenswertes Werkzeug für Autoren ist das Schreibprogramm Papyrus Autor. Damit können Sie Ihre Texte auf Satzstruktur, Satzlänge, Wortwahl und viele andere Aspekte prüfen. SUI-Grafikendas Kombinieren von Bildern und das Hinzufügen von Nummern- oder Buchstabenfolgen zur Kennzeichnung einzelner Schritte.

SUI-Grafiken sind vereinfachte Darstellungen von Benutzeroberflächen und damit besonders für die Softwaredokumentation geeignet. Sie lenken die Aufmerksamkeit des Betrachters gezielt auf bestimmte Elemente, indem störende oder unnötige Informationen ausgeblendet werden.

Mit Snagit können Sie Bilder automatisch vereinfachen lassen oder einzelne Objekte gezielt überdecken. So erklären Sie Ihren Nutzern erforderliche Handlungen auf dem Bildschirm auf klare und einprägsame Weise. Die Funktion Bilder kombinieren in Snagit ist ebenfalls praktisch, um Benutzerhandbücher zu erstellen.

Hierfür wählen Sie lediglich die Bilder aus, die Sie in Ihr Handbuch einfügen möchten. Snagit führt diese automatisch zu einer übersichtlichen Anleitung zusammen. Sie können die Reihenfolge der Bilder bestimmen und diese mit Untertiteln, Beschreibungen und nummerierten Arbeitsschritten versehen. Das Werkzeug Liste in Snagit eignet sich, wenn Sie schrittweise Anweisungen innerhalb eines Bilds hervorheben möchten.

Jedes Mal, wenn Sie auf einen Bildbereich klicken, wird die nächstfolgende Zahl bzw. Nun wissen Sie, worauf Sie achten müssen, wenn Sie eine Bedienungsanleitung schreiben. Mit den oben genannten Tipps können Sie eindrucksvolle Handbücher erstellen und Anleitungen leicht verständlich und professionell gestalten. Laden Sie gleich unsere kostenlose Testversion von Snagit herunter und überzeugen Sie sich selbst, wie einfach es ist, Ihre technische Dokumentation aufzuwerten.

Ihre Kunden werden es Ihnen danken. Mit den Softwarelösungen von TechSmith lassen sich Inhalte visuell und damit effektiver vermitteln. Schulungen, Tutorials, Anleitungen — jede Art von Kommunikation wird durch Bilder und Videos vereinfacht. Skip to content. Schritt 1: Die Zielgruppe Ihrer Produkt- bzw. Softwaredokumentation bestimmen Bevor Sie Ihre Anwenderdokumentation schreiben, müssen Sie sich über Ihre Zielgruppe im Klaren sein. Schritt 2: Das passende Format für Ihre Anwenderdokumentation wählen Die Art Ihres Produkts beeinflusst die Gestaltung Ihres Handbuchs.

Schritt 3: Die richtigen Hilfsmittel zum Erstellen Ihrer Bedienungsanleitung einsetzen Um Bedienungsanleitungen selber zu schreiben und professionell zu gestalten, benötigen Sie die richtigen Tools. Für die Textverarbeitung Die wenigsten Bedienungsanleitungen kommen völlig ohne schriftliche Erklärungen aus. Für die Titelseite Die Titelseite ist der erste Eindruck Ihres Handbuchs. Für Screenshots und Illustrationen Mit Hilfe von Screenshots und Illustrationen können Sie Anwendern die Nutzung Ihres Produkts auf anschauliche Weise näherbringen.

Pfeile, Umrahmungen und Callouts hinzufügen, Bildelemente unscharf gestalten, Textanmerkungen im Bild machen, Bilder in GIFs umwandeln, vereinfachte Grafiken erstellen und schrittweise Anweisungen auflisten. Schritt 4: Den Text für Ihre Bedienungsanleitung schreiben Egal, ob Sie ein Softwarehandbuch oder eine Geräte-Bedienungsanleitung schreiben: Achten Sie auf Verständlichkeit und eine klare Struktur.

Gute Produktdokumentation zeichnet sich aus durch eine übersichtliche Gliederung, kurze Absätze und Sätze, aktive Sprache, aussagekräftige Unterüberschriften, eine schlüssige Formatierung, ein Inhaltsverzeichnis und ggf. SUI-Grafiken für Software-Bedienungsanleitungen erstellen SUI-Grafiken sind vereinfachte Darstellungen von Benutzeroberflächen und damit besonders für die Softwaredokumentation geeignet. Related Posts:. TechSmith Mit den Softwarelösungen von TechSmith lassen sich Inhalte visuell und damit effektiver vermitteln.

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