Qm handbuch schreiben


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Qm handbuch schreiben

Richten Sie Ihre Prozesse sowohl in der Produktion als auch bei Planungsaktivitäten qualitätsorientiert aus. Falls bei Ihnen dennoch Qualitätsprobleme…. Von Günter Stein, Das Qualitätsmanagement QM aus der einschlägigen Beraterliteratur geht oft an der Praxis in Ihrem Unternehmen vorbei? Die Tipps aus Ihrer letzten Fortbildung sind sicher richtig, aber wenn Sie mit Ihren Kollegen aus anderen Abteilungen reden, dann merken Sie doch, dass jeder ein anderes Verständnis von Qualitätsmanagement hat.

Sie wissen genau: Wenn Sie jetzt einfach versuchen, die offiziellen Methoden an Ihren Kollegen vorbei einzuführen, dann ernten Sie nur Widerstand. Ihre Erfahrung: Jeder wurstelt so vor sich hin. Die Leser aus verschiedenen Arbeitsgebieten sollen die Leitlinien flexibel an ihr Tagesgeschäft anpassen können. Was für die Entwicklungsabteilung richtig ist, kann in der Produktion nicht ohne weiteres übernommen werden. Halten Sie im Handbuch eher die Ergebnisse fest und überlasen Sie den einzelnen Abteilungsleitern die Umsetzung im Detail.

Es gibt immer Kritiker, die Richtlinien, Anleitungen und Formulare als Bürokratisierung beklagen. Der Grund ist oft einfach Trägheit oder die Sorge, dass solche Leitlinien zur Kontrolle eingesetzt werden. Nehmen Sie diese Widerstände ernst und verdeutlichen Sie die Arbeitserleichterung für alle Beteiligten: Gemeinsame Richtlinien zur Qualitätssicherung verringern die Störungen im Prozessablauf und verbessern die Kommunikation zwischen den Kollegen, da alle dieselbe Sprache sprechen.

Es gibt kein Handbuch von der Stange. Als Qualitätsmanager koordinieren Sie die Redaktion des QM-Handbuches. Sie lenken die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen in den Workshops auf die wesentlichen Aufgaben und regen zum Dialog an. Sie sind der Motivator und nicht das Mädchen für alles. Sie müssen daher im Team entscheiden, welche Inhalte Ihnen so wichtig sind, dass jeder sich die Mühe macht, einen Beitrag zu schreiben. Als Vorschlag für die Diskussion können Sie folgende Gliederung anbieten:.

Erweitern Sie Ihr Einkaufs-Wissen mit dem besten Praxis-Know-how, erfolgserprobten Arbeitshilfen und Best-Practice-Beispielen für Einkaufsprofis. Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Sie können den kostenlosen E-Mail-Newsletter jederzeit wieder abbestellen. Doch nicht immer sind die Aktivitäten verschiedener… Artikel lesen.

Der Kunde ändert seine Wünsche und das… Artikel lesen. Fördern Sie… Artikel lesen. So setzen Sie die neuen Qualitätsanforderungen erfolgreich und nachhaltig um. Gratis Downloads Zum Shop. Existenzgründung Businessplan Neue Geschäftsideen Gründungszuschuss Gründungsfinanzierung Versicherung und Haftung Geschäftsführung Kleinunternehmer und Selbständige GmbH-Geschäftsführer Existenzsicherung Arbeitsorganisation Projektmanagement und Planung Zeitmanagement Sekretariat Geschäftskorrespondenz Büroorganisation Richtiges Auftreten Rhetorik Business-Knigge Datenschutz Arbeitnehmerdatenschutz Betrieblicher Datenschutz Bundesdatenschutzgesetz Internetrecht Kundendatenschutz.

Arbeitsgesetze Arbeitsvertrag Abmahnung und Kündigung Arbeitszeugnis Urlaubsanspruch Krankheit Elternzeit und Mutterschutz Personalmanagement Ausbildung Recruiting Probezeit Personalentwicklung Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung Mitarbeiterführung Führungsinstrumente Motivationstechniken Aufgaben delegieren Mitarbeitergespräche Konfliktmanagement Gehalt und Lohn Lohnabrechnung Sozialversicherung Minijobs Reisekostenabrechnung Lohnpfändungen Geringfügige Beschäftigung Entgeltoptimierung.

Rechnungslegung Buchhaltung Bilanzierung EÜR Jahresabschluss Inventar Betriebsprüfung Betriebsausgaben Abschreibung Steuerrecht Gewerbesteuer Umsatzsteuer Firmenwagen Controlling Unternehmensplanung Reporting Kalkulatorische Kosten Kosten- und Leistungsrechnung Vertriebscontrolling Rechnungsstellung Rechnungen und Mahnungen. Werbung Marktforschung Marketingstrategie Marketing Budgetplanung Direktmarketing Online Marketing Marketing Trends Kundenbindung Werbetexten Verkauf Verkäufer-Tipps e-Commerce Vertriebsmanagement Vertriebsplanung Public Relations PR und Öffentlichkeitsarbeit Sponsoring Unternehmenskommunikation CI Corporate Identity.

Arbeitsschutz Betriebsanweisung Gefährdungsbeurteilung Unterweisung Gefahrgut Gefahrstoffverordnung Unfallverhütungsvorschriften Arbeitsstättenverordnung Betriebssicherheitsverordnung Verkehrssicherheit Gesundheitsschutz Lärmschutzverordnung Gesundheit am Arbeitsplatz Energie und Umwelt Energieeffizienz Umweltschutz und Abfallentsorgung Brandschutz Elektrosicherheit.

Gratis Downloads. QM-Handbuch: So erstellen Sie eine übersichtliche Gliederung. Jetzt teilen auf: Drucken Empfehlen. Urheber: fotomek Fotolia. Leitfaden: So erstellen Sie ein professionelles Qualitätsmanagement-Handbuch Sie wissen genau: Wenn Sie jetzt einfach versuchen, die offiziellen Methoden an Ihren Kollegen vorbei einzuführen, dann ernten Sie nur Widerstand.

So führen Sie Ihr QM-Handbuch mit Hilfe Ihrer Kollegen erfolgreich ein Es gibt immer Kritiker, die Richtlinien, Anleitungen und Formulare als Bürokratisierung beklagen. Vorteile des Qualitätsmanagement-Handbuchs: geringere Kosten, bessere Qualität Ihrer Ergebnisse und kürzere Prozesszeiten. Stellen Sie den Nutzen des QM-Handbuches in den Vordergrund: Sie erarbeiten ein gemeinsames Verständnis vom Qualitätsmanagement.

Das Handbuch bietet nach Bedarf vertiefte Kenntnisse zu einem Bereich. Als Nachschlagwerk bietet es schnelle Entscheidungshilfen im Alltag. Mit Checklisten und Formularen verkürzen Sie die Prozesszeiten. Passen Sie Ihr QM-Handbuch Ihrem Unternehmen und Ihrer Branche an Es gibt kein Handbuch von der Stange. Sie müssen es mit Ihren Kollegen gemeinsam in zweierlei Hinsicht anpassen: Welche allgemeinen Prinzipien der Qualitätssicherung spielen in Ihrer Branche und in Ihrer Unternehmenskultur eine besondere Rolle?

Welche spezifischen Anforderungen von konkreten Normen und Standards haben eine Auswirkung auf die Prozesse in den einzelnen Abteilungen? Beispiel einer Muster-Gliederung für Ihr Qualitätshandbuch Sie müssen daher im Team entscheiden, welche Inhalte Ihnen so wichtig sind, dass jeder sich die Mühe macht, einen Beitrag zu schreiben. Als Vorschlag für die Diskussion können Sie folgende Gliederung anbieten: Einleitung: Sinn und Zweck, Hintergrund, Leserhinweise 1. Grundlagen und Grundsätze des Qualitätsmanagements Begriffsklärung und Qualitätskriterien Phasenmodell der Einführung, Integration und kontinuierlichen Verbesserung Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren 2.

Aufbau des QM: Beteiligte und Rollen, Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen Formen des QM Lenkungsgremium QM-Manager und seine Aufgaben QM im Team Checklisten und Formulare 3. Phase 1: Vorbereitung des QM Methoden zur Zielbestimmung Risikoanalyse Stakeholderanalyse Kick-off-Workshop Checklisten und Formulare Vorteile einer durchdachten Planung Vom Groben zum Detail 4. Phase 4: Kontinuierliche Verbesserung — aus Erfahrungen lernen Zweck der ständigen Optimierung durch Einbindung neuer Erfahrungen Aufgaben Checklisten und Formulare 6.

Dokumentation und Berichtswesen Information und Kommunikation Dokumentationsmanagement Berichtswesen Checklisten und Formulare Glossar Qualitätsmanagement-Literatur Stichwortverzeichnis Abbildungsverzeichnis. Drucken Empfehlen. Jetzt kostenlos anmelden. Ähnliche Beiträge. Qualitätsmanagement: Wie Sie in 4 Schritten die Qualitätsanforderungen Ihrer Kunden gerecht werden.

Qualitätsmanagement in der Produktion: 4 Schritte zur Kundenzufriedenheit. Qualitätscontrolling: Von der Kostenrechnung zur Erfolgsrechnung. So schaffen Sie mehr Verständnis und Eigeninitiative rund um Ihr Qualitätswesen. Experten-Tipps per E-Mail. Ausfallzeiten: Mit diesem Excel-Tool haben Sie alle Ausfallzeiten im Blick. Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse FMEA: Sie erkennen Sie Fehler, bevor sie entstehen.

Risikomanagement: Ist Ihr Risikomanagement fit für die ISO ? Prozessmanagement: Effektive Prozesse realisieren und optimieren. Alle gratis Downloads. Qualitätsmanagement in produzierenden Unternehmen online. Zum Produkt. Qualitätshandbuch zur Revision der ISO Alle Produkte anzeigen.

Er wird umgangssprachlich verwendet für die Sammlung aller Dokumente des QM-Systems in einem elektronischen oder Papierordner. Streng genommen ist das Handbuch im Sinne des QM jedoch die Beschreibung des QM-Systems, während die dazu gehörigen Dokumente Anlagen sind. Das Verfassen des eigentlichen Handbuches macht erst Sinn, wenn die Anlagen erstellt wurden.

Ziel des Handbuches ist eine kurze und prägnante Zusammenfassung, die der Orientierung neuer Nutzerinnen des QM-Systems, beispielsweise bei der Einarbeitung, dient oder für Personen, die ein QM-System überprüfen. Relevant für das Vorgehen zur eigenen Qualitätsentwicklung ist in den ersten Schritten die Sammlung der Anlagen im QM-Ordner.

Er hat den Vorteil, dass alle Dokumente, die in den praktischen Abläufen der täglichen Arbeit wichtig und nützlich sind, griffbereit zur Verfügung stehen. QM-Ordner sind in Papierform, elektronisch oder als Kombination von beidem, möglich. Jedes QM-System entsteht in einem längeren Prozess.

Eine Entstehungszeit von zwei Jahren ist nicht ungewöhnlich. Die Zusammenstellung des bereits Vorhandenen ist eine gute Gelegenheit, es zu überprüfen und gegebenenfalls direkt zu verbessern. Einige Hebammen sind auf die Unterstützung von Familienangehörigen angewiesen, wenn die Nutzung des Computers über E-Mail und Abrechnung hinausgeht.

Abhilfe kann natürlich ein Kurs schaffen. Wenn die Auseinandersetzung mit dem Thema Qualität davon abhängt, dass erst Computerkenntnisse erworben werden müssen, stellt dies einen Widerstand dar. Aber Hebammen, die bereits ein Abrechnungsprogramm nutzen, im Internet surfen und E-Mails schreiben können, benötigen nur wenige zusätzliche Fertigkeiten, um direkt mit einem digitalen QM-Ordner zur Qualitätsentwicklung loslegen zu können.

Im folgenden Kasten werden daher einige Schritte erklärt, die notwendig sind, um das im Artikel beschriebene umsetzen zu können. Klicken Sie einmal auf die rechte Maustaste. Es öffnet sich ein Auswahlmenü. Solange die Schrift noch anders farbig ist, können Sie den Ordner einfach benennen. Ordner oder Dateien umbenennen Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal auf die Bezeichnung des Ordners, den Sie umbenennen möchten. Klicken Sie nun nochmals einmal auf die Bezeichnung. Die Beschriftung ändert daraufhin die Farbe.

Sie können nun die alte Benennung Neuer Ordner durch die neue beispielsweise QM-Ordner ersetzen. Das gleiche Vorgehen gilt für Dateien, die sich bereits auf Ihrem Computer befinden, deren Bezeichnung Sie ändern möchten. Unterordner erstellen Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den Ordner, in dem Sie einen Unterordner erstellen möchten. Er öffnet sich daraufhin. Weiter wie unter 1. Dieses Verfahren gilt auch, wenn Sie Ihre QM-Ordner, statt auf dem Schreibtisch, in Ihrem Dateisystem anlegen möchten.

Sortierung innerhalb des Ordners einstellen Wenn sich die Dateien und Ordner anders sortieren, als Sie es möchten, klicken Sie innerhalb des Ordners einmal auf die rechte Maustaste. Download aus dem Internet Wenn Sie ein Dokument aus dem Internet auf den eigenen Computer laden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument. Es öffnet sich ein Fenster, das Ihr Dateisystem anzeigt. Klicken Sie sich durch Ihre Ordner, bis das neue Dokument sich in dem Ordner befindet, in dem Sie es haben möchten jeweils nur ein Klick.

Dadurch besteht die Gefahr, dass die Dateiorganisation im Computer im Laufe der Zeit unübersichtlich wird. Durch gute Gliederung und Benennung von Dateien und Ordnern kann dem vorgebeugt werden. Auch wenn Ihr QM-System erst aus wenigen Dateien besteht, lohnt es sich, zunächst ein Inhaltsverzeichnis anzulegen, an dem sich danach die Einrichtung von Unterordnern orientiert.

Hierfür gibt es keine vorgeschriebene Form. Statt der Gliederung nach Dokumententypen beispielsweise Formulare oder Checklisten wäre auch eine nach Tätigkeitsbereichen Kurse, Geburt, Wochenbett möglich. Diese hat jedoch Nachteile, wenn Dokumente für mehrere Tätigkeitsbereiche verwendet werden. Übersicht und leichte spätere Änderungen werden erleichtert, wenn jedes verwendete Dokument nur einmal innerhalb des QM-Systems vorkommt. Im Inhaltsverzeichnis können bereits Bestandteile vorgesehen werden, die erst später erstellt werden.

Damit kann die Erstellung oder Überarbeitung weiterer Dokumente gut geplant werden. Dem Inhaltsverzeichnis entsprechend werden die Dateien und Ordner im Computer benannt siehe Abbildung 2. Die Nummern am Anfang der Datei- und Ordnernamen bewirken, dass sich die Dateien im Dateiverzeichnis des Computers automatisch in der gewünschten Reihenfolge sortieren.

Dafür ist es wichtig, einstelligen Zahlen eine Null voran zu stellen. Die Dateinummern 01 bis 06 sind in dem Beispiel einzelnen Dateien vorbehalten, die übergeordnete Bedeutung haben. Bei allein arbeitenden Hebammen können dies Leitbild, Ethik für Hebammen, Beschreibung des Leistungsangebotes und der Arbeitsorganisation oder Vertretungsregelung sein. In Teams können hier zusätzlich Satzung, Organigramm oder Geschäftsordnung stehen. Übergeordnete Dokumente geben den Rahmen vor, an dem sich die untergeordneten Bestandteile des QM-Systems orientieren.

Eine Person, die ein QM-System prüft, würde diese immer zuerst lesen, weil dadurch verständlich wird, warum die nachfolgenden Anlagen bestimmte Bestandteile enthalten oder warum sie in diesem Fall nicht nötig sind. Beispielsweise bedarf es keiner Teamsitzung, wenn eine Hebamme alleine arbeitet, und innerhalb eines Teams sollten die Verantwortlichkeiten im QM-System denen entsprechen, die in einer Geschäftsordnung gegebenenfalls festgelegt sind.

Es vereinfacht spätere Änderungen und Ergänzungen, wenn in der Planung Raum bleibt für eine eventuelle Änderung der Berufsausübung beispielsweise wenn eine bislang allein arbeitende Hebamme mit einer weiteren Kollegin eine Praxis eröffnet. In den Ordnern mit den Nummern 07 bis 14 werden Dokumente des eigenen QM-Systems beziehungsweise die Anlagen des Handbuches gesammelt.

Dem Inhaltsverzeichnis kann eine Übersicht der Anlagen angefügt werden, die laufend ergänzt wird. Da bestimmte Unterlagen wie Merkblätter, Empfehlungen oder Mutterschaftsrichtlinien aus dem Internet erworben werden, erleichtert ein Link das spätere Auffinden Beispiel siehe Abbildung 3. Auch wenn anfangs die einzelnen Ordner relativ leer sind, sollten schon zu Beginn die einzelnen Dokumente systematisch abgelegt und benannt werden.

In ihn werden Dateien verschoben, die überarbeitet wurden siehe auch Abbildung 4. Bei der Dateibenennung können eindeutige und informierende Namen dafür sorgen, dass die Position auf dem Computer dem Inhaltsverzeichnis entspricht. Die Angabe eines Zeitpunktes der letzten Überarbeitung verhindert Durcheinander bei der Suche nach dem letzten Stand. Für manche Dokumente ist es sinnvoll, ältere Versionen zu archivieren. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um Dokumente handelt, die haftungsrechtlich relevant sein könnten.

In Teams mit einem breiten Leistungsangebot, Räumen und Personal können deutlich mehr Dokumente zusammenkommen. Hier kann es sinnvoll sein, jeden der Ordner mit einer eigenen Inhaltsübersicht auszustatten. Abbildung 5 zeigt das Beispiel eines Formularordners eines Geburtshauses.

Auch für die Dateibenennung können weitere Ordnungsmerkmale zugefügt werden. Es folgt eine Nummer, die der Nummer im Inhaltsverzeichnis entspricht. Diese beiden Angaben erleichtern die automatische Sortierung und gewährleisten eine leichte Auffindbarkeit. Nachdem Inhaltsverzeichnis und Ordner erstellt sind, können die bereits vorhandenen Dokumente des eigenen QM-Systems einsortiert und laufend ergänzt werden.

Deutsche Hebammen Zeitschrift News Covid Schwangerschaft Geburt Wochenbett 1. Selbstorganisation, Teil 1. In diesem Teil geht es um erste Schritte zur Selbstorganisation eines QM-Systems. Monika Selow. Mangelnde Computerkenntnisse? Abbildung 4: Beispiel für den Inhalt eines Unterordners mit Archiv. Abbildung 3: Beispiel für eine Anlagenübersicht. Abbildung 5: Beispiel für den Formularordner eines Geburtshauses. Downloads Inhaltsverzeichnis Anlagenübersicht. QM in der Freiberuflichkeit Teil Risiko oder Verdacht?

QM in der Freiberuflichkeit Teil Immer erreichbar? QM in der Freiberuflichkeit, Teil Das QM-Handbuch muss handhabbar bleiben! QM in der Freiberuflichkeit, Teil Was ist ein Audit? QM in der Freiberuflichkeit, Teil Internes oder externes Audit — wer braucht was? E-Mail Adresse.