Qm handbuch layout


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ISBN: 123048698
FORMAT: PDF EPUB MOBI TXT
DATEIGROSSE: 19,70

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Qm handbuch layout

Das Qualitätsmanagementhandbuch ist die Basis für den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems. Es fasst die zentralen Anforderungen des jeweiligen QM-Systems zusammen und enthält Verweise auf Verfahrensanweisungen, mit denen das System in der Bildungseinrichtung realisiert ist.

Damit erhält man eine gute Übersicht über das Gesamtunternehmen und kann auf dieser Grundlage ein Qualitätsmanagementhandbuch aufbauen und verfassen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten: Über die Inhalte der QM-Dokumentation entscheiden Grundsätzlich lassen sich die Dokumente eines Qualitätsmanagementsystems in vier Kategorien einteilen: das Qualitätsmanagementhandbuch an sich, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Formulare.

Kleine Unternehmen werden i. Separate Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sind für diese Einrichtungen also nicht notwendig. Meist führen sie die Formulare als Anlage zum Handbuch mit, die bei der Abwicklung des Verfahrens zu verwenden sind. Dokumentationsstandards festlegen Vor Beginn der Dokumentenerstellung muss festgelegt werden, mit welchen Werkzeugen und Standards dies geschehen soll. Dazu gehören die Auswahl einer geeigneten Dokumentationssoftware und die Einhaltung eines gleichbleibenden Erscheinungsbildes aller Dokumente.

Darüber hinaus sollten alle Projektmitarbeiter auf ein und dasselbe Dokument zugreifen können, es sollte jedes Dokument also nur einmal geführt werden. Struktur für das QM Handbuch erstellen Die erste Stufe der Erstellung des Qualitätsmanagementhandbuchs besteht darin, eine Struktur festzulegen. Grundsätzlich gibt es keinerlei Bestimmungen hinsichtlich der Gestaltung einer QM-Dokumentation. Im Idealfall hält man sich dabei an die Struktur, die sich aus den eigenen Abläufen ergibt. In diesem Fall könnte das Qualitätsmanagementhandbuch folgende Struktur aufweisen: 1.

Auftragsvorbereitung: Dokumentation der Auftragsprüfung, Arbeitsvor-bereitung etc. Auftragsabwicklung: Dokumentation der Seminardurchführung etc. Unterstützende Prozesse:. Anhang: Beispielhafte Dokumente und Aufzeichnungen der einzelnen Prozesse Qualitätsmanagementhandbuch schreiben Sobald alle Prozesse festgelegt und beschrieben sind und der Rahmen für das Handbuch erstellt ist, können die jeweiligen Kapitel nun in allen Bereichen der Forderungen der jeweiligen Norm entsprechend ausgefüllt werden.

Ein sorgfältig geführtes Handbuch ist Grundlage für die Zertifizierung durch eine akkreditierte Zertifizierungsorganisation, die einen anerkannten Nachweis für die Qualitätsfähigkeit der Einrichtung erbringt. Weitere Informationen sowie Tipps und Tricks zum Thema Qualitätsmanagement finden Sie im QM-Blog der CERTQUA.

Sie möchten Ihr QM-System zertifizieren lassen? CERTQUA unterstützt ihre Zertifizierungsvorhaben. Weitere Informationen unter Zertifizierungen. Mehr Informationen finden Sie hier. English Auditorenbereich Servicecenter. Newsletter August Wie Sie Ihr Qualitätsmanagementhandbuch richtig aufbauen.

Deckblatt: Geltungsbereich des QM-Systems Inkraftsetzung durch die Unternehmensleitung 2. Inhaltsverzeichnis: Gliederung des QM-Handbuchs 3. Führungsprozesse: Beschreibung der Qualitätspolitik und Unternehmensleitlinien DIN EN ISOKap. Verantwortung und Befugnisse: In diesem Kapitel könnte beispielsweise ein Organigramm des Unternehmens eingefügt werden Kap.

Personal: Hier können beispielsweise Verfahrensbeschreibungen zur Personalauswahl, zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter, zu Weiterbildungen und Schulungen, zum Austritt von Mitarbeitern und zur Sicherheit am Arbeitsplatz eingefügt werden Kap.

Interne Kommunikation: Dokumentation für Besprechungen und den Informationsaustausch Kap. Unterstützende Führungsprozesse: Dokumentation des Projektmanagements. Beurteilung des QM-Systems: Dokumentation von internen Audits und der Managementbewertung Kap. Lenkung von Aufzeichnungen: Verfahrensbeschreibung zum Umgang mit Aufzeichnungen Kap. Auswertungen: Dokumentation zur Lieferantenbewertung sowie zur Auswertung von Aufzeichnungen Kap.

Unterstützende Prozesse: Marketing: Hierzu zählen z. Beschaffung des Produktionsmaterials: Verfahrensbeschreibungen der Lieferantenauswahl, Abwicklung von Bestellungen, Warenannahme, Wareneingangsprüfung, Lieferreklamation etc. Produktionseinrichtung: Beschreibung der Investitionsplanung, räumliche Einrichtung etc.

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Er wird umgangssprachlich verwendet für die Sammlung aller Dokumente des QM-Systems in einem elektronischen oder Papierordner. Streng genommen ist das Handbuch im Sinne des QM jedoch die Beschreibung des QM-Systems, während die dazu gehörigen Dokumente Anlagen sind. Das Verfassen des eigentlichen Handbuches macht erst Sinn, wenn die Anlagen erstellt wurden. Ziel des Handbuches ist eine kurze und prägnante Zusammenfassung, die der Orientierung neuer Nutzerinnen des QM-Systems, beispielsweise bei der Einarbeitung, dient oder für Personen, die ein QM-System überprüfen.

Relevant für das Vorgehen zur eigenen Qualitätsentwicklung ist in den ersten Schritten die Sammlung der Anlagen im QM-Ordner. Er hat den Vorteil, dass alle Dokumente, die in den praktischen Abläufen der täglichen Arbeit wichtig und nützlich sind, griffbereit zur Verfügung stehen. QM-Ordner sind in Papierform, elektronisch oder als Kombination von beidem, möglich.

Jedes QM-System entsteht in einem längeren Prozess. Eine Entstehungszeit von zwei Jahren ist nicht ungewöhnlich. Die Zusammenstellung des bereits Vorhandenen ist eine gute Gelegenheit, es zu überprüfen und gegebenenfalls direkt zu verbessern. Einige Hebammen sind auf die Unterstützung von Familienangehörigen angewiesen, wenn die Nutzung des Computers über E-Mail und Abrechnung hinausgeht.

Abhilfe kann natürlich ein Kurs schaffen. Wenn die Auseinandersetzung mit dem Thema Qualität davon abhängt, dass erst Computerkenntnisse erworben werden müssen, stellt dies einen Widerstand dar. Aber Hebammen, die bereits ein Abrechnungsprogramm nutzen, im Internet surfen und E-Mails schreiben können, benötigen nur wenige zusätzliche Fertigkeiten, um direkt mit einem digitalen QM-Ordner zur Qualitätsentwicklung loslegen zu können.

Im folgenden Kasten werden daher einige Schritte erklärt, die notwendig sind, um das im Artikel beschriebene umsetzen zu können. Klicken Sie einmal auf die rechte Maustaste. Es öffnet sich ein Auswahlmenü. Solange die Schrift noch anders farbig ist, können Sie den Ordner einfach benennen. Ordner oder Dateien umbenennen Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal auf die Bezeichnung des Ordners, den Sie umbenennen möchten.

Klicken Sie nun nochmals einmal auf die Bezeichnung. Die Beschriftung ändert daraufhin die Farbe. Sie können nun die alte Benennung Neuer Ordner durch die neue beispielsweise QM-Ordner ersetzen. Das gleiche Vorgehen gilt für Dateien, die sich bereits auf Ihrem Computer befinden, deren Bezeichnung Sie ändern möchten. Unterordner erstellen Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den Ordner, in dem Sie einen Unterordner erstellen möchten. Er öffnet sich daraufhin. Weiter wie unter 1.

Dieses Verfahren gilt auch, wenn Sie Ihre QM-Ordner, statt auf dem Schreibtisch, in Ihrem Dateisystem anlegen möchten. Sortierung innerhalb des Ordners einstellen Wenn sich die Dateien und Ordner anders sortieren, als Sie es möchten, klicken Sie innerhalb des Ordners einmal auf die rechte Maustaste. Download aus dem Internet Wenn Sie ein Dokument aus dem Internet auf den eigenen Computer laden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument.

Es öffnet sich ein Fenster, das Ihr Dateisystem anzeigt. Klicken Sie sich durch Ihre Ordner, bis das neue Dokument sich in dem Ordner befindet, in dem Sie es haben möchten jeweils nur ein Klick. Dadurch besteht die Gefahr, dass die Dateiorganisation im Computer im Laufe der Zeit unübersichtlich wird. Durch gute Gliederung und Benennung von Dateien und Ordnern kann dem vorgebeugt werden.

Auch wenn Ihr QM-System erst aus wenigen Dateien besteht, lohnt es sich, zunächst ein Inhaltsverzeichnis anzulegen, an dem sich danach die Einrichtung von Unterordnern orientiert. Hierfür gibt es keine vorgeschriebene Form. Statt der Gliederung nach Dokumententypen beispielsweise Formulare oder Checklisten wäre auch eine nach Tätigkeitsbereichen Kurse, Geburt, Wochenbett möglich. Diese hat jedoch Nachteile, wenn Dokumente für mehrere Tätigkeitsbereiche verwendet werden.

Übersicht und leichte spätere Änderungen werden erleichtert, wenn jedes verwendete Dokument nur einmal innerhalb des QM-Systems vorkommt. Im Inhaltsverzeichnis können bereits Bestandteile vorgesehen werden, die erst später erstellt werden. Damit kann die Erstellung oder Überarbeitung weiterer Dokumente gut geplant werden. Dem Inhaltsverzeichnis entsprechend werden die Dateien und Ordner im Computer benannt siehe Abbildung 2. Die Nummern am Anfang der Datei- und Ordnernamen bewirken, dass sich die Dateien im Dateiverzeichnis des Computers automatisch in der gewünschten Reihenfolge sortieren.

Dafür ist es wichtig, einstelligen Zahlen eine Null voran zu stellen. Die Dateinummern 01 bis 06 sind in dem Beispiel einzelnen Dateien vorbehalten, die übergeordnete Bedeutung haben. Bei allein arbeitenden Hebammen können dies Leitbild, Ethik für Hebammen, Beschreibung des Leistungsangebotes und der Arbeitsorganisation oder Vertretungsregelung sein.

In Teams können hier zusätzlich Satzung, Organigramm oder Geschäftsordnung stehen. Übergeordnete Dokumente geben den Rahmen vor, an dem sich die untergeordneten Bestandteile des QM-Systems orientieren. Eine Person, die ein QM-System prüft, würde diese immer zuerst lesen, weil dadurch verständlich wird, warum die nachfolgenden Anlagen bestimmte Bestandteile enthalten oder warum sie in diesem Fall nicht nötig sind.

Beispielsweise bedarf es keiner Teamsitzung, wenn eine Hebamme alleine arbeitet, und innerhalb eines Teams sollten die Verantwortlichkeiten im QM-System denen entsprechen, die in einer Geschäftsordnung gegebenenfalls festgelegt sind. Es vereinfacht spätere Änderungen und Ergänzungen, wenn in der Planung Raum bleibt für eine eventuelle Änderung der Berufsausübung beispielsweise wenn eine bislang allein arbeitende Hebamme mit einer weiteren Kollegin eine Praxis eröffnet.

In den Ordnern mit den Nummern 07 bis 14 werden Dokumente des eigenen QM-Systems beziehungsweise die Anlagen des Handbuches gesammelt. Dem Inhaltsverzeichnis kann eine Übersicht der Anlagen angefügt werden, die laufend ergänzt wird. Da bestimmte Unterlagen wie Merkblätter, Empfehlungen oder Mutterschaftsrichtlinien aus dem Internet erworben werden, erleichtert ein Link das spätere Auffinden Beispiel siehe Abbildung 3. Auch wenn anfangs die einzelnen Ordner relativ leer sind, sollten schon zu Beginn die einzelnen Dokumente systematisch abgelegt und benannt werden.

In ihn werden Dateien verschoben, die überarbeitet wurden siehe auch Abbildung 4. Bei der Dateibenennung können eindeutige und informierende Namen dafür sorgen, dass die Position auf dem Computer dem Inhaltsverzeichnis entspricht. Die Angabe eines Zeitpunktes der letzten Überarbeitung verhindert Durcheinander bei der Suche nach dem letzten Stand.

Für manche Dokumente ist es sinnvoll, ältere Versionen zu archivieren. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um Dokumente handelt, die haftungsrechtlich relevant sein könnten. In Teams mit einem breiten Leistungsangebot, Räumen und Personal können deutlich mehr Dokumente zusammenkommen. Hier kann es sinnvoll sein, jeden der Ordner mit einer eigenen Inhaltsübersicht auszustatten. Abbildung 5 zeigt das Beispiel eines Formularordners eines Geburtshauses.

Auch für die Dateibenennung können weitere Ordnungsmerkmale zugefügt werden. Es folgt eine Nummer, die der Nummer im Inhaltsverzeichnis entspricht. Diese beiden Angaben erleichtern die automatische Sortierung und gewährleisten eine leichte Auffindbarkeit. Nachdem Inhaltsverzeichnis und Ordner erstellt sind, können die bereits vorhandenen Dokumente des eigenen QM-Systems einsortiert und laufend ergänzt werden.

Deutsche Hebammen Zeitschrift News Covid Schwangerschaft Geburt Wochenbett 1. Selbstorganisation, Teil 1. In diesem Teil geht es um erste Schritte zur Selbstorganisation eines QM-Systems. Monika Selow. Mangelnde Computerkenntnisse?

Abbildung 4: Beispiel für den Inhalt eines Unterordners mit Archiv. Abbildung 3: Beispiel für eine Anlagenübersicht. Abbildung 5: Beispiel für den Formularordner eines Geburtshauses. Downloads Inhaltsverzeichnis Anlagenübersicht. QM in der Freiberuflichkeit Teil Risiko oder Verdacht?

QM in der Freiberuflichkeit Teil Immer erreichbar? QM in der Freiberuflichkeit, Teil Das QM-Handbuch muss handhabbar bleiben! QM in der Freiberuflichkeit, Teil Was ist ein Audit? QM in der Freiberuflichkeit, Teil Internes oder externes Audit — wer braucht was? E-Mail Adresse.